Soms zit je als vereniging of als bedrijf met een tekort aan ruimte. Zeker als het gaat om vergaderingen komt het vaak voor dat je op zoek moet naar een externe vergaderlocatie. Hoe ga je op zoek, waar moet je op letten en wat zijn de afspraken die je met de beheerder van de vergaderlocatie extern moet maken? Wij helpen jou hier alvast een heel eind op weg.
Waar zoek je je vergaderlocatie extern?
Het is logisch dat je een locatie kiest die voor alle genodigden makkelijk te bereiken is. Maar denk ook aan jezelf: ook jij als organisator zal misschien aanwezig moeten zijn tijdens de vergadering. En misschien moet je van tevoren de locatie eens gaan bekijken. Ook voor jou moet deze locatie makkelijk toegankelijk zijn. Als je volledig onbekend bent met vergaderruimtes in de buurt, contacteer er dan verschillende en vergelijk.
Concreet: wat zoek je precies?
Stel van tevoren een checklist samen. Denk hierbij hoe je vergadering zal verlopen. Deze lijst zal je helpen om met de verantwoordelijke van de vergaderlocatie extern te onderhandelen. Denk aan volgende punten:
- Dagen en uurrooster van de vergaderingen
- Het aantal deelnemers
- Het aantal sprekers
- De indeling van de zaal: enkel stoelen voor de deelnemers en een desk voor de spreker, stoelen en tafels in een U-vorm, in een cirkel, op rijen, enz.
- Welke catering wil je voorzien: ontbijt, koffie in de voormiddag, lunch: broodjes of warme maaltijd, koffie in de namiddag of permanente koffiebar, koffie in de zaal of net buiten de zaal
- Moeten er taxi’s voorzien worden om de deelnemers van en naar het station of de luchthaven te brengen?
- Indien nodig: is er een hotel in de buurt voor je deelnemers?
- Technische apparatuur in de zaal: whiteboard, projector, audio-materiaal zoals microfoon voor de spreker, Wi-Fi, enz.
Ga met je lijstje naar diverse organisaties die vergaderzalen verhuren. Vraag hen zoveel mogelijk raad. Zij hebben misschien nog voorstellen of andere ideeën om je vergadering zo vlot mogelijk te laten verlopen. Laat alles goed op papier zetten in de vorm van een contract. Zo heb je nog eens een dubbele check tijdens de vergadering. Je kunt altijd op je contact terugvallen bij discussies.
Ervaringen zijn belangrijk
Als je enigszins kunt, zoek dan naar recensies over deze vergaderlocatie. Of heb je vrienden of kennissen die hier al vergaderingen hebben laten doorgaan? Wat zijn hun ervaringen? Vraag achteraf ook aan je deelnemers wat ze van de locatie vonden. Zo ben je voor een stuk voorbereid op een volgende vergadering en kun jij je ervaringen ook met anderen delen.
Bron: www.vergaderruimtevinden.nl